Заказать на корпоратив артиста: как ивент-агентство поможет сделать мероприятие незабываемым

Роль ивент-агентства в организации мероприятий

Ивент-агентство – это профессиональный посредник между заказчиком и всеми необходимыми подрядчиками для проведения бизнес-мероприятий и корпоративных ивентов. Оно помогает решить организационные вопросы, подобрать площадку, разработать сценарии мероприятий и вести переговоры с артистами. Кроме того, ивент-агентство берёт на себя техническое обеспечение и координацию команды, что значительно экономит время и силы заказчика.

По данным ведущих экспертов отрасли, наличие опытного ивент-агентства в проекте способно сократить затраты на около 10–15% за счёт правильного планирования и умения оптимизировать бюджет.

Виды мероприятий и специфика работы с артистами

Прежде чем заказывать на корпоратив артиста, важно понимать, какие именно форматы и концепции возможны. Ивент-агентства могут организовать:

• Корпоративные ивенты – тимбилдинги, юбилеи компаний, торжественные награждения.
• Бизнес-мероприятия – конференции, семинары, форум-выставки.
• PR-события – пресс-конференции, презентации новых продуктов или услуг.
• Частные ивенты – свадьбы, дни рождения, юбилеи.

Каждый из этих форматов имеет свою специфику в выборе артистов: для одних лучше подходят кавер-группы, для других – комики или танцевальные шоу. Профессиональное ивент-агентство поможет определить оптимальный вариант, исходя из целей мероприятия и портрета аудитории.

Основные этапы подготовки корпоративного ивента

Чтобы корпоративное мероприятие прошло безупречно, важно придерживаться чёткого плана. Обычно ивент-агентства предлагают следующий алгоритм:

1. Разработка концепции. На этом этапе определяются цель и задачи мероприятия, формируется общая идея и стиль.
2. Подбор площадки и артистов. Анализируются различные локации, рассчитывается бюджет, изучаются варианты программ с разными звёздами и шоу.
3. Составление сценария мероприятий. Важный этап, в ходе которого прописывается тайминг выступлений, интерактивов и развлекательных блоков.
4. Техническое обеспечение. Подготовка оборудования, света, звука, сцены и декораций.
5. Репетиции и согласование. Финальная проверка всех деталей, включая выступления артистов.
6. Проведение ивента и пост-анализ. Контроль мероприятия в режиме реального времени, а затем сбор обратной связи.

Как выбрать профессиональное ивент-агентство

Рынок организации мероприятий насыщен предложениями, и найти надёжного подрядчика может быть непросто. При отборе ивент-агентства рекомендуется:

• Изучить портфолио. Обратите внимание на кейсы корпоративных ивентов, желательно с участием артистов схожего формата.
• Узнать о партнёрах. Надёжное ивент-агентство обычно сотрудничает с проверенными подрядчиками в сфере технического обеспечения и шоу-программ.
• Спросить о бюджете. Профессионалы умеют оптимизировать расходы и предложить несколько вариантов программ в рамках заданной суммы.
• Уточнить договорные условия. Обратите внимание на ответственность сторон, сроки и гарантийные обязательства.
• Задать конкретные вопросы об артистах. Узнайте, есть ли эксклюзивные предложения, как агентство решает форс-мажоры, связанные с выступающими.

Тренды в ивент-индустрии 2024 года

Согласно трендам в ивент-индустрии на 2024 год, многие корпоративные ивенты приобретают мультиформатный характер. Вот некоторые направления, заслуживающие внимания:

• Гибридные события. Сочетание офлайн и онлайн-форматов даёт возможность расширить охват аудитории.
• Экотематика. Экологичные и ответственные форматы, призванные подчеркнуть ценности компании.
• Интерактивные шоу. Голографические декорации, VR-технологии и креативные сценарии мероприятий.
• Персонализация контента. Выступления артистов, которые учитывают особенности компании-заказчика и её сотрудников.

Советы по работе с артистами

Чтобы заказ артиста на корпоратив прошёл максимально гладко, учитывайте следующие рекомендации:

• Определите формат выступления. Будет ли это сольный концерт, интерактив с гостями или короткий шоу-блок во время фуршета?
• Согласуйте тайминг. Любое выступление должно гармонично вписываться в общий сценарий.
• Оцените технические требования. Уточните райдеры артистов заранее, чтобы подготовить аппаратуру и гримёрные комнаты.
• Продумайте контент. Иногда стоит дополнить выступление фотозоной, тематическим декором или дополнительными активностями для гостей.

Ошибки при организации корпоративных ивентов

Небольшие просчёты могут привести к серьёзным последствиям для репутации организаторов. Вот наиболее частые ошибки:

• Нечёткое планирование бюджета. Из-за непредвиденных трат приходится отказываться от некоторых элементов шоу или снижать качество.
• Переоценка возможностей локации. Недостаток места или неудобное расположение сцены влияет на комфорт артистов и гостей.
• Некачественная техническая поддержка. Плохой звук или неудачное освещение могут свести на нет старания всей команды ивент-агентства.
• Игнорирование интересов аудитории. Если формат выступления не соответствует профилю компании или настроению сотрудников, мероприятие не будет эффективным.